こんにちは。ランシステムのヒロ田中です。
皆さんの会社では、VPNやルーターの設定について、詳しく説明できる人が何人いるでしょうか。
本社と店舗がどのようにつながっているのか。ルーターの設定を変更するには、どこへ連絡すればよいのか。回線や機器の契約内容は、どこに保管されているのか。
もし、これらの質問に答えられる人が一人しかいないとしたら、少し注意が必要です。
ネットワークは正常に動いている間、社内であまり話題になりません。普段どおりインターネットへ接続でき、本社と店舗の間でデータをやり取りできていれば、わざわざ構成を確認する機会もないでしょう。
そのため、長年担当している社員の頭の中にだけ情報が残り、ほかの人には分からない状態になりやすいのです。
担当者がいる間は、それでも問題なく運用できます。しかし、異動や退職、長期休暇などで担当者が不在になったとき、ネットワークが突然ブラックボックスになります。
今回は、VPNの機能ではなく、担当者が変わっても困らないネットワーク運用について考えてみます。
問題なくつながっているネットワークほど引き継がれにくい
社内ネットワークは、会社の成長や働き方の変化に合わせて少しずつ形を変えていきます。
新しい店舗を開設したので、本社とのVPN接続を追加する。在宅勤務を始めたので、社外から接続できるようにする。業務システムを入れ替えたため、一部の通信設定を変更する。
その都度、必要な設定を追加していくうちに、最初に作成した構成図と現在の状態が合わなくなることがあります。
回線を契約した会社と、ルーターを設置した会社が異なる。設定を変更したベンダーがすでに変わっている。機器の管理画面へ入るための情報を、以前の担当者しか知らない。
こうした状態でも、通信が正常であれば日常業務に影響はありません。
困るのは、新しい店舗を追加するときや、事務所を移転するとき、そして通信トラブルが発生したときです。
どの機器が原因なのか分からない。回線事業者に問い合わせても、ルーターについては別の会社へ聞いてほしいと言われる。ルーターの会社へ連絡すると、社内システム側の確認が必要だと言われる。
問い合わせ先が分かれていると、担当者は原因を切り分けるだけでも多くの時間を使います。さらに、現在の構成を把握していた社員がいなければ、調査は一層難しくなります。
ネットワークの属人化は、特定の社員が詳しいこと自体が問題なのではありません。その人がいないと、ほかの誰も判断できない状態になっていることが問題です。
引き継ぐべきなのは設定情報だけではありません
ネットワークの引き継ぎというと、ルーターの設定ファイルやパスワードを保管しておけばよいと思われるかもしれません。もちろん、それらも大切です。しかし、設定情報だけを渡されても、その設定が何のために使われているのか分からなければ、簡単には変更できません。
たとえば、使われていないように見える設定が、実は特定の店舗や古い業務システムとの通信に必要な場合があります。理由を知らずに削除すると、思わぬところで業務が止まる可能性があります。
引き継ぐ際は、現在の接続先や利用目的も整理しておく必要があります。
どの拠点がVPNでつながっているのか。各拠点では、どの回線とルーターを使っているのか。トラブルが起きたとき、最初にどこへ連絡するのか。設定変更を行った場合、誰が記録を更新するのか。
ここまで分かる状態になっていれば、担当者が変わっても状況を把握しやすくなります。
一方で、長年継ぎ足してきたネットワークを、社内だけで調べ直すのは簡単ではありません。
設定を確認するために機器へログインする必要があっても、変更による影響が分からなければ、触ること自体が不安になります。古い機器や契約が残っている場合には、何から手を付ければよいか迷うこともあるでしょう。
そのような場合は、いきなりすべてを入れ替えるのではなく、まず現在の構成を確認するところから始めることが大切です。
Run-VPNで担当者だけに頼らない運用へ
Run-VPNは、インターネット上に安全な通信経路をつくり、本社や店舗、支店などをつなぐVPNサービスです。
ただ、今回お伝えしたいのは、VPNで拠点をつなげるという機能だけではありません。
ネットワークを長く使い続けるには、導入時の設計だけでなく、機器の管理や設定変更、トラブル発生時の対応まで考えておく必要があります。
Run-VPNでは、必要なルーターをレンタルで提供するため、お客様側で機器を選定して個別に購入する負担を抑えられます。ランシステムが現在のネットワーク環境や接続先を確認し、利用目的に合わせた構成をご提案します。
新しい店舗を追加したい。事務所を移転することになった。接続先を変更したい。こうした変化があったときも、相談先が分かっていれば、以前の担当者を探して設定内容を聞く必要はありません。
もちろん、外部へ任せれば社内で何も把握しなくてよいわけではありません。
どの拠点をつないでいるのか、どの業務でVPNを利用しているのか、何かあったときにどこへ連絡するのか。会社として最低限の情報を共有しておくことは必要です。
そのうえで、専門的な設計や機器の設定、トラブルの切り分けを相談できる体制をつくる。社内担当者と外部の専門家が役割を分けることで、特定の一人だけに頼らない運用へ近づけます。
ランシステムでは、全国に展開する複合カフェ「スペースクリエイト自遊空間」の店舗ネットワークを、自社で構築し運用してきました。
店舗の新規開設や移転、機器の入れ替えなど、ネットワークは常に変化します。その経験をもとに、お客様の現在の構成を確認しながら、運用を続けやすいネットワークをご提案します。
VPNは問題なく動いている。でも、設定を理解しているのは一人だけ。何かあったときの問い合わせ先も、担当者のメールボックスを調べないと分からない。そんな状態に心当たりがありましたら、トラブルが起きる前に、ネットワークの引き継ぎについて確認してみてはいかがでしょうか。
VPNやルーターの設定が特定の担当者に集中し、ネットワーク全体を把握しにくくなっていませんか。
ランシステムでは、現在の拠点構成や機器、接続先を確認しながら、Run-VPNを活用した運用しやすいネットワークをご提案します。
