こんにちは。ランシステムのヒロ田中です。
ネットで予約できるようにした。電話での問い合わせも以前より減った。それなのに、なぜか現場はあまり楽になっていない。
皆さんの店舗や施設では、そんな状態になっていないでしょうか。
予約システムを導入すると、受付業務の負担もまとめて減るように思えます。ところが実際には、予約内容の確認や支払いの案内、来店時の本人確認、鍵の受け渡しなど、予約の後にもさまざまな業務が続きます。
予約だけがデジタルになり、その前後の仕事が人の手に残っていると、予約件数が増えるほど現場の確認作業も増えてしまいます。
これから年末に向けて、店舗や施設の利用が増える時期を迎えます。忙しくなってから運用を変えるのは簡単ではありません。今のうちに「予約のその先」まで見直しておくことが大切です。
予約を受けた後に、どれだけの仕事が残っていますか
予約システムの役割は、空き状況を表示して申し込みを受け付けること。そう考えている方も多いかもしれません。
もちろん、Webで予約を受けられるようになれば、営業時間外でもお客様からの申し込みを受け付けられます。スタッフが電話に出て、空き状況を調べ、日時を聞き取る仕事も減らせます。
ただ、店舗運営は予約を受けたところで終わりではありません。
来店前には支払いが済んでいるかを確認する。当日はお客様の名前や予約番号を照合し、利用場所や入店方法を案内する。施設によっては鍵を渡したり、退店時に追加料金を精算したりする必要もあります。
一つひとつは短い作業でも、来店が重なる時間帯には大きな負担になります。
お客様にとっても、Webで予約した後に店頭でもう一度名前を伝え、支払いをして、鍵を受け取るのであれば、手続きが十分に簡単になったとは言えません。
予約システムを選ぶときは、予約画面の使いやすさだけでなく、予約したお客様がどのように支払い、どのように入店するのかまで考える必要があります。
Doretoruがつなぐ予約、決済、入店の流れ
こうした「予約のその先」を一つの流れとして考えられるのが、事前決済型予約システムのDoretoruです。
Doretoruでは、お客様がスマートフォンから空き状況を確認し、予約と事前決済を行います。予約後に発行されるQRコードを店舗入口のリーダーへかざすことで、そのまま施設を利用できます。
お客様は、店舗へ電話をかけて空き状況を確認する必要がありません。予約のために店頭へ行く必要もなく、当日も自分のスマートフォンを使って入店できます。
店舗側では、予約を受けるたびに電話へ対応し、来店時に支払いを確認して鍵を手渡すといった業務を減らしやすくなります。予約時に決済を済ませる仕組みは、無断キャンセルや未払いへの備えにもつながります。
Doretoruは、ランシステムが自遊空間の店舗運営で培ってきたノウハウをもとに開発しています。
麻雀ルームや無人ダーツ店舗、貸し会議室、コワーキングスペース、ホテル、フィットネスジムなど、時間や場所を予約して利用するさまざまな施設で検討できます。
単に予約受付をWebへ置き換えるのではなく、予約から利用開始までの流れをつなげる。ここが、一般的な予約管理だけでは解決しにくい現場課題を考えるうえでのポイントです。
省人化する業務と、人が対応する業務を決めておく
予約や入店をセルフ化するとき、すべてをシステムへ任せればよいというわけではありません。
初めて利用するお客様が入店方法に迷うこともあります。予約時間を変更したいという連絡や、スマートフォンを利用できない場合への対応も考えておく必要があります。
大切なのは、通常の手続きをできるだけ分かりやすく整えたうえで、予定どおりに進まなかったときの対応方法も決めておくことです。
まずは、予約を受けてからお客様が施設を利用するまでに、スタッフが何回確認や案内をしているかを振り返ってみてください。
その中には、予約内容や決済状況の確認のように、仕組みに任せやすい仕事があります。一方で、初めてのお客様への説明や、困っている方への案内など、人が対応した方が安心につながる仕事もあります。
省人化の目的は、店舗から人の役割をすべてなくすことではありません。繰り返し発生する定型業務を仕組みに任せ、人が必要な場面へ時間を使える状態をつくることです。
予約システムを導入したのに、現場の負担がなかなか減らない。予約が増えるほど、確認や案内の仕事も増えている。
そんなお悩みがありましたら、予約の受付だけでなく、その後の決済や入店まで一度見直してみてはいかがでしょうか。ランシステムでは、現在の店舗運営やお客様の利用方法を確認しながら、Doretoruを活用した予約、決済、入退店の仕組みをご提案します。
繁忙期を迎える前に、まずは今の運用についてお聞かせください。
予約受付だけでなく、事前決済や入退店まで含めて、店舗運営の流れを見直してみませんか。
ランシステムでは、施設の業態や現在の運用に合わせて、Doretoruの導入方法をご提案します。
