こんにちは、吉政創成 菱沼です。
予約システムを利用していると、予約のみのものもあれば、チェックインができるもの、チェックイン＋精算までを対応してくれるものと様々です。どこまで対応しているものを選ぶのかは、業種・業態によって異なるかと思いますので、自店舗の特性に応じて 適切なものを選ぶ必要があります。
今回は予約システムと精算に着目して考えてみたいと思います。
利用者が思う精算機能付き予約システムのメリット
電話予約は聞き取りにくさと行き違いが出る可能性があるので個人的に苦手な私は、予約システムがあれば必ず使うタイプです。そのため、冒頭で挙げたような予約のみ、チェックインまで、精算までというのはそれぞれ経験済みです。
この中でも、精算まで行ってくれるタイプの場合、事前に決済してくれるもの、終了した後にかかった分を精算（クレジットカード決済可）してくれるものがありました。
チェックインが簡単かつ精算までしてくれるのは並ばなくてよく、時間を効率的に使えるので便利ですよね。ちなみに精算まで対応してくれる予約システムは病院でも利用されているのをみかけます。体調不良の時には受付も精算もおっくうですし、目を離せない子供の付き添いの時もありますので、とても助かっています。
企業が思う精算機能付き予約システムのメリット
さて、そんな精算機能付きの予約システム。
利用者側のメリットはとても分かりやすいのですが、対して企業・店舗側としてどういったものがあるのか考えてみたいと思います。
まずわかりやすいのは、スタッフの負担を軽減できる点です。
受付業務と精算業務をシステム任せにできますので、スムーズにお客様を店内に案内できますし、別の業務に集中できます。また、金銭の受け渡しのミスも防止できます。
ちなみに、事前決済タイプを導入する企業の場合、無断キャンセルによる損失を防ぐ目的や、精算せずに退店してしまうということを防止する目的もあるようです。
注意点があるとすれば、利用者側からすると、予定変更の可能性がある場合には事前決済をためらうこともあるという点です。私自身、小さな子どもがいるため、急な予定変更を考えて予約をギリギリまで控えることがあります。
ただ、店舗運営側からすると、無断キャンセルや未払いに悩まずに済みますし、スタッフの対応が必要なくなるので負担も少なく、夜間の無人営業ができるようになるというメリットがあるのも確かです。
両者の事情や都合を考えると何を選択するか、なかなか難しいところですね。お客様の特徴で考えるのがいいのかもしれません。
自社店舗の形態に適した予約システムを選択するには
さて、改めて精算機能付きの予約システムの大きなメリットは受付業務・精算業務不要のため、スタッフの負担が軽減できるというのがわかりました。利用者側にとってもスムーズに利用できるというのはメリットですね。
ところで、精算機能付きの予約システムを利用するのはやはり都度貸し系の店舗が多くなるかと思いますが、近年では、QR鍵などの電子錠と連携できる予約システムも見られるようになってきました。こうした予約システムを電子錠と連携させることで、管理者が遠隔から開錠・施錠を行える運用も可能になります。夜間だけでも無人にしたいという24時間経営の店舗にはうってつけですね。
ちなみに実際に使ってみるとどうなるのか、という点については、ランシステムが運営する自遊空間の事例を見てみるといいかもしれません。自遊空間は、時間帯によっては無人で運営されており、同社が開発した様々な省人化ソリューションが導入されていますが、近年、事前決済機能付きの予約システムDoretoruが導入されました。このDoretoruは、予約時の事前決済からQR鍵による入退室管理、延長手続き、延長分の追加精算まで一連の運用に対応しています。
実際の利用風景が動画で公開されていますので、興味がある方はぜひご覧ください。
なお、DoretoruはWeb上で予約から事前決済まで完結できる仕組みですが、自遊空間以外にも、麻雀ルームやコワーキングスペース、フィットネスなど、さまざまな施設で利用されているようです。また、現地での精算が必要な場合には、ランシステムの無人化ソリューションであるセルフ精算機と連携することで、事前決済以外の運用にも対応できます。施設の業態や利用者層に合わせて、決済方法を柔軟に組み合わせられる点も特徴といえそうです。
Doretoruに興味がある方や、これから精算機能がついた予約システムを検討する企業様は是非一度、ランシステムにご相談されてはいかがでしょうか。同社が導入してきた企業の事例や経験をもとに、相談にのって提案してくれるそうです。
まずはDoretoruがどういったソリューションなのか、気になる方は以下のリンクをご参照ください。
